SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Concepto: comprende un conjunto de
procedimientos, integrados por la captación, procesamiento, elaboración y
comunicación de datos e informes según las demandas y necesidades de usuarios
internos y externos de la organización.
“para obtener información que cumpla con los
requisitos mínimos, cada organización deberá crear un sistema de información”…
Sistema: Concepto de sistema referido a las organizaciones
Es un conjunto de partes diferentes entre sí,
que cumpliendo una función determinada e interactuando con las demás permiten
alcanzar el objetivo fijado.
Elementos
que caracterizan un sistema:
- Partes que lo integran.
- Interrelación entre las mismas.
- Objetivo.
Funcionamiento
del sistema:
Toda organización es un sistema en sí mismo que
tiene cuatro elementos:
- Entradas: son los datos y elementos necesarios que ingresan al ambiente organizacional para poder realizar las actividades (bienes materiales e inmateriales, recursos humanos, tecnología, información, etc.).
- Procesos: son las actividades de trasformación que permiten obtener un producto y/o servicios.
- Salidas: son los resultados obtenidos (bienes y servicios, ganancias y pérdidas, cumplimiento de metas).
- Control, retroalimentación o feed back: las actividades realizadas durante el proceso deben controlarse permanentemente con el fin de asegurar los mejores resultados.
Sistema de Información
“la CONTABILIDAD es una parte del
sistema de información de una empresa”.
Contabilidad: es una
disciplina técnica integrante del sistema de información de la empresa que se
ocupa del procesamiento de datos sobre el patrimonio y su evolución; con
la finalidad de generar información adecuada para la tomas
de decisiones de administradores, usuarios externos y para el control
de los recursos de las obligaciones.
La
contabilidad es una disciplina técnica que se ocupa de la medición, registro e
interpretación de datos y hechos susceptibles de cuantificación y con
repercusión económica sobre el patrimonio de las empresas.
Su propósito
es: brindar información para contribuir a la toma de decisiones y al control de
las operaciones de la empresa.
FUNCIONES DE
LA CONTABILIDAD
La contabilidad se muestra en su actuación
mediante distintas facetas de su trabajo-que toman el nombre de “funciones
contables”-o aspectos diferentes. Entre estas distintas funciones la teoría ha
destacado lo siguiente:
Función
Histórica: se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van
apareciendo en la vida de la empresa, por ejemplo: la anotación de todos los
cobros y pagos que se van realizando, por orden de fecha, etc.
Función
Estadística: es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una
visión real de la forma como queda afectada por ellos la situación del negocio,
por ejemplo: el cobro de 10.000 en efectivo, da lugar a un aumento de dinero en
la empresa, que esta deberá contabilizar.
Función
Económica: estudia el procesos que se rige para la obtención del producto,
por ejemplo: el análisis de a qué precios se debe hacer las compras y las
ventas para conseguir ganancias.
Función
Financiera: analiza la obtención de los recursos dinerarios, para hacer
frente a los compromisos de la empresa, por ejemplo: ver con qué dinero cuenta
la empresa, conocer los plazos de cobro de los clientes, los compromisos de
pagos con sus acreedores para poder en todo momento disponer de dinero con que
hacer frente a los pagos comprometidos y evitar la situación anormal de los
negocios llamada: “suspensión de pagos”.
Función
Fiscal:
es saber cómo le afectan las disposiciones fiscales mediante las cuales se
fija su contribución a las cargas públicas. O sea conocer todos los impuestos.
Función
legal:
conocer los artículos del código de comercio y otras leyes que pueden afectar a
la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido
jurídico de la actividad de la misma.
CONSIDERACIONES
BÁSICAS
Contables o
Contadores: son las
personas encargadas en la empresa del departamento de contabilidad. Llevan las
anotaciones, registros, libros y demás medios necesarios para reflejar la
situación económica de la empresa y permitir su conocimiento y estudio.
Teneduría
de libros: es
la ejecución material de trabajos contables; o sea, la realización en forma
clara, exacta y con presentación cuidada del registro contable, estudiando los métodos y reglas
convenientes-obligatorias y legales-para este registro.
Administración
Económica: es el conjunto coordinado de actos y trabajos realizados para
aumentar, conservar y aplicar los bienes económicos a fin de conseguir las
metas propuestas. Lo que se intenta, por tanto, es la ordenación racional del esfuerzo
humano para satisfacer sus necesidades con un mínimo de esfuerzo relativo. Su
objetivo es un máximo de producción con un mínimo de consumo, o bien, un máximo
de renta con un mínimo de gasto.
Hechos
Administrativos: como resultado de la actividad del elemento personal sobre los
bienes económicos, aparecen los hechos administrativos que son las operaciones
de índole económica que afectan a la actividad de la empresa. Puedes ser de orden
interno: cuando se producen en el seno de la empresa o de orden externo:
(llamadas también relaciones externas) que se producen entre esta y terceras
personas.
Ejemplo de hecho Interno: el pase de
materias primas desde el almacén a la sección de fabricación para su
trasformación en productos.
Ejemplo de hecho Externo: la compra
de materias primas para ser elaboradas.
Los hechos administrativos son objetos de la
contabilidad en cuanto produzcan o puedan producir una variación en el
patrimonio, entendiendo por tal al conjunto de bienes, derechos y obligaciones
de una empresa.
PATRIMONIO
Definición: patrimonio
es el conjunto de los bienes, derechos y obligaciones que posee una empresa o
una persona. El total de los bienes y derechos constituyen el ACTIVO de una
persona o de una empresa. El total de las obligaciones contraídas constituyen
el PASIVO.
EL NETO o liquido patrimonial será la
diferencia entre el total de bienes y derechos por un lado y las obligaciones
por otro, o sea que definimos el neto con la siguiente ecuación, llamada ECUACIÓN NORMAL DEL PATRIMONIO.
PATRIMONIO NETO= ACTIVO - PASIVO
|
ACTIVO=PASIVO + PATRIMONIO NETO
|
EL ACTIVO comprende
todo lo que es positivo o a favor de la empresa esto es, lo que posee más lo
que le deben; se integran en él, por lo tanto, las inversiones necesarias para
desarrollar la actividad empresarial, derechos y valores. El pasivo abarca todo lo contrario o negativo a la
empresa, o sea lo que debe.
El activo forma la estructura económica del
patrimonio, o el conjunto de inversiones. El pasivo, demuestra la financiación de
las inversiones y origen de los fondos obtenidos (dinero y préstamos) o sea la
responsabilidad económica asumida por la empresa.
EL PASIVO indica la
procedencia de los fondos que la empresa ha obtenido, es decir, por quién y por
qué concepto se han puesto a disposición de la empresa las cantidades de dinero
que esta ha invertido o empleado.
Usualmente las dos partes- positiva y negativa-
del patrimonio se presentan enfrentadas en la forma siguiente:
ACTIVO
Bienes y derechos a cobrar.
|
PASIVO
Deudas: obligaciones frente a terceros.
|
PATRIMONIO NETO
Aporte de los propietarios
(capital) y beneficios no retirados.
|
EL CAPITAL es la denominación contable de la inversión que en el negocio ha hecho su propietario.
CLASIFICACIÓN DEL
ACTIVO:
- Cosas Materiales: inmuebles, dinero, mercancías, instalaciones, etc.
- Relaciones materializadas: créditos a favor de la empresa, efectos de comercio activos, etc.
- Derechos: marcas de fábrica, emblemas, patentes, derecho al local, concesiones administrativas, etc.
- Fondo de comercio: o se la valoración de la aptitud especial que tiene todos los elementos reunidos y organizados como empresa.
PASIVOS:
- Deudas y cargas que graven directamente algún grupo de activo. Deudas de la empresa por
- razón de las operaciones del negocio.
- Toda clase de obligaciones que pueden ser valoradas y afecten o pueden afectar al conjunto patrimonial.
- Riesgos valorables.
PATRIMONIO
NETO:
§
El neto, como se deduce de lo ya explicado, representa la
aportación inicial del propietario al negocio (capital inicial) modificada por
las variaciones de aumento o disminución que el propio negocio ha
producido.
§
Considerando que el negocio es una persona jurídica distinta al
propietario, el neto representa la deuda que el negocio tiene para con el
propietario.
VARIACIONES PATRIMONIALES
HECHOS ADMINISTRATIVOS
|
PERMUTATIVAS:
(variación
cualitativa)
|
No varía el patrimonio neto,
pues es una permuta de elementos.
|
MODIFICATIVAS:
(variación
cuantitativa)
|
Aumentativas: aumenta el
patrimonio.
Disminutivas: disminuye el
patrimonio.
|
|
MIXTOS
O ESPECULATIVOS
(son
permutativas y modificativas a la vez)
|
Hay cambios de elementos
patrimoniales con disminución o aumento del patrimonio.
|
Ejemplos:
- Hecho administrativo de tipo permutativa: supongamos que un señor posee $80.000 en dinero, que constituyen todo su patrimonio, si compra unas mercancías que le cuestan $10.000 pegándolas al contado, habrá permutado una cantidad de dinero por una cantidad de mercancías cuyo valor de compra en aquel momento se considera equivalente, por lo que su patrimonio no habrá variado en su importe total aunque variara la composición cualitativa del mismo, pues antes tenis solo dinero y ahora tiene dinero y mercancías.
- Hecho administrativo modificativo de disminución y de aumento: si esta misma persona se ve obligada a pagar un impuesto y entrega $5000 nos hallamos ante el caso de un hecho modificativo de disminución ya que el patrimonio se ha disminuido en los $5000 pagados. Si recibe $1000 por comisión de una operación de compraventa en que ha intervenido, su patrimonio aumentara.
- Hecho administrativo mixto: se vende las mercaderías que había comprado por $13.000 nos encontraremos ante un hecho mixto o especulativo, pues se produce simultáneamente una permutación de valores y un aumento del patrimonio, ya que las mercaderías las habíamos comprado por $10.000 ganando en la operación $3.000.
LA ECUACIÓN PATRIMONIAL
El
patrimonio de la empresa está formado por el Activo más el Pasivo. La
diferencia da como resultado lo que se denomina patrimonio Neto.
Matemáticamente
podemos expresarlo así:
Activo-Pasivo=Patrimonio Neto
|
O
bien:
Activo=Pasivo + Patrimonio Neto
|
La igualdad encerrada en el recuadro expresa
que le Activo (todos los bienes y derechos que el empresario posee), se han
formado con su aporte personal que es el Patrimonio Neto (Activo-Pasivo) e
incrementado con el pasivo (deudas contraídas).
Cuando un empresario quiere mostrar cómo está
conformado su patrimonio, lo hace mediante un cuadro que recibe el nombre de
Estado de Situación Patrimonial, en donde el primer miembro de igualdad, o sea
el Activo, se muestra a la izquierda, y el segundo, el Pasivo y el Patrimonio
Neto a la derecha.
Por ejemplo: un empresario inicia su
actividad comercial, aportando el siguiente patrimonio:
ACTIVO
Dinero en efectivo 3.000
Dpto.c/c
Bco.XX 7.000
P/a cobrar 15.000
c/c a
cobrar 3.800
Mercaderías 30.000
Mostradores 1.500
Estanterías 4.200
64.500
|
PASIVO
P/ a Pagar 7.400
C/c a
Pagar 2.100
9.500
|
PATRIMONIO NETO
Capital 55.000
64.500
|
Como podemos apreciar en el Estado
Patrimonial precedente hemos representado a: por ejemplo: el dinero en efectivo
con “caja”, p/ a cobrar con “Documentos a cobrar”. Esto es lo que se denomina
en contabilidad cuentas.
Las cuentas se utilizan contablemente
para registrar un conjunto de bienes, derechos, deudas, etc., o de naturaleza
similar. Así tenemos:
Cuentas Patrimoniales: cuentas de
Activo, cuentas de Pasivo y cuantas de Patrimonio Neto y;
Cuentas de Resultados: positivo, ganancias y negativo, perdidas
CLASIFICACIÓN DE CUENTAS
De acuerdo a
su representación las cuentas pueden clasificarse en cuantas patrimoniales y de
resultados.
Las cuentas
patrimoniales pueden sub-clasificarse en cuantas de Activo, Pasivo y
Patrimonio Neto.
Las cuantas
de resultado también pueden sub-clasificarse en: en cuentas de ganancias y
pérdidas.
Así cada
empresa confecciona un plan de cuantas, propio de su empresa, en el que
inscribirá de manera ordenada las cuentas que considere que utilizara. El orden
del plan de cuentas responde al principio de liquidez.
ANÁLISIS DE
LAS CUENTAS
Analizar una
cuenta es determinar para que y como se utiliza. Concretamente, el análisis se
refiere a cinco aspectos distintos, a saber:
Clasificación
de las Cuentas:
Según la clasificación vista anteriormente,
las cuentas pueden ser patrimoniales o de resultados. Las del primer grupo pueden
ser de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto y las del segundo de ganancia o
perdidas.
El saldo que debe tener las cuentas:
Cada cuenta debe tener un saldo deudor o
acreedor (aunque puede estar saldada).
Las cuentas de Activo y de Perdidas tienen
saldo deudor, mientras que las de Pasivo, Patrimonio Neto y Ganancias tienen
saldo acreedor.
Que
representa el saldo de la cuenta:
Las cuentas patrimoniales que son de Activo
representan un conjunto de bienes, cuentas a cobrar y derechos; las de Pasivo
representan deudas y las de Patrimonio Neto la diferencia entre Activo y
Pasivo. Las cuentas de resultados de ganancia representan ingresos y las de
perdida representan gastos.
El nombre de una cuenta debe ser una
expresión sintética de los elementos que representa.
Cuando se
debita la cuenta:
Las cuentas de Activo y de Perdida se debitan
cuando aumentan los elementos que representan; mientas que las cuentas de
pasivo, Patrimonio Neto y ganancias se debitan cuando disminuyen los elementos
que representan.
Cuando se acredita la cuenta:
Las cuentas de Pasivo, Patrimonio Neto y
Ganancias se acreditan cuando aumentan y las de activo y perdidas se acreditan
cuando disminuyen.
PLAN DE
CUENTAS
El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable.
Enlace: http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-excel-aplicado-contabilidad/plan-cuentas-estructura-clasificacion-codificacion
MANUAL DE
CUENTAS:
El manual de cuentas es el documento en que
aparecen analizadas todas las cuentas que componen un plan de cuentas.
Enlace: http://html.rincondelvago.com/manual-de-cuentas_1.html
Enlace: http://html.rincondelvago.com/manual-de-cuentas_1.html
Muy buena presentación, clara, concreta y de fácil comprensión.
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